青岛市市北区洪山坡街道办事处副主任、九三学社青岛社员王霞说：

 

社区档案在日常管理、存档等方面存在诸多问题。在每年对社区档案的监督、指导与检查中发现，社区档案尚存在“数量多”、“种类杂”、“整理乱”、“质量差”四大不足。

 

从表面上看，大部分社区保存的档案很多，涉及党建、社区自治、社区服务、综合治理、计生等各个方面。

 

从实质上看，这些档案不够规范，分类较为混乱，档案价值大小不分，有些档案并不能称作真正意义上的档案，根本就没有保存利用的价值。有些应作为档案资料的内容不全，质量低下。长此以往，这些所谓的档案既增加了社区人员整理与保管的工作时间，也占用了社区本来就相对狭隘的办公空间，同时也不利于文件材料的查阅与利用。

 

社区档案与人民群众息息相关，做好社区档案工作，让社会公众切身感受到档案的效益，是档案事业面向社会，提高社会档案意识的最具体、最直接的行动。为此建议：

 

1、坚持集中统一管理原则。有条件的社区尽量安排专职档案管理人员，使社区档案得到统一、集中的管理。

 

2、组织开展专业培训。提高社区人员的综合素质，针对社区工作人员流动性比较强的特性，区档案部门要经常组织安排社区人员进行档案基础知识、电脑应用的基本技能等课程的培训，便于社区人员及时掌握档案管理的相关理论和技能。

 

3、制定统一规范标准。在《社区档案的归档范围》有基础上，制订《社区文件材料的保管期限》，使社区档案材料分重点、分层次的得到科学、合理的保存，使社区档案工作有力、有序的展开。另外档案部门还要经常到社区中调研，去粗取精，删繁就简，力求制订的规范性文件合理、实用，避免档案材料重复、重叠。

 

4、配备必要设施设备。政府应明确档案管理专项经费，使每个社区电脑、打印机、扫描仪、数码相机等办公自动化设施配套齐全，为提高社区档案管理水平创造必要的条件。在配套设施齐全的情况下，安装一些便于社区工作的管理软件，同时档案部门应指定专人长期负责社区管理软件的指导与应用，及时帮助社区解决问题。

 

5、建立信息共享平台。民政、档案等部门应保持沟通，在对社区相关管理软件的开发与应用上同步进行，减少社区的重复劳动，达到信息共享。

 

6、相关部门应尽量减少对社区的检查、评比。政府部门应落实社区居委会减负工作的意见，减少社区的“三多”和“三少”现象。“三多”是：考核、检查多；材料、会议多；指派任务多。“三少”是：自己支配的时间少；走街串户少；为民服务少。确保社区工作者把主要精力都用在联系群众，帮助居民解决问题，考虑社区发展等实际工作中。