办公室是民主党派机关的综合部门，是“总门面”、“总窗口”，是联系上下左右的总枢纽。任务有三方面，即参与政务、处理事务、搞好服务。工作范畴分三大部分：一是文秘，二是财务，三是行政。细分起来，包括文件收发、办理公文、起草文件、信息处理、财务管理、后勤服务以及领导交办的具体事项等。近年来，九三学社省委办公室以制度建设和业务能力建设为主线，进一步提高“办文、办会、办事”效率和水平，充分发挥了在机关整体工作中的组织筹划、协调沟通、执行运作、服务中枢的职能，促进了机关工作的开展。

 

一、健全筹备保障机制，全面提高办事能力

 

办事能力的提高主要体现在重要会议活动的筹备保障机制逐步健全、工作效率和水平得到提高。主要措施：

 

一是周密计划、及早着手，把握工作的主动性。坚持提前计划、充分准备、及早着手的方针。认真研究九三学社省委领导的意见，明确任务、工作重点及目标要求；召开部门全体会，结合岗位分工划分任务。充分发挥个人能力特点，把任务分解细化到具体人员，确保落实每项任务和每个环节。从部门职能出发，把筹备保障工作分为文字材料、通知联络、报到接待、秩序册编制、食宿安排、会场服务、财务保障、车辆调度等八项；逐一落实到人并明确每项任务的要求和时限；需两人以上协作完成的，指定主办人和协办人。办公室主任负责协调监督，发现问题及时帮助解决。如2006年全省社务工作会议前一个月，我们就开始筹划准备工作并制定了保障预案。每周对工作进度汇总分析，派部分同志提前赶赴临沂，协助当地市委会工作。由于准备充分、措施得力，社务工作会议取得圆满成功，充分展现了机关工作能力。

 

二是灵活调整，突出工作的机动性。根据实际情况灵活打破原有岗位分工，集中力量突破重点任务。办公室的每位同志除本职工作外都能胜任一项或多项保障服务工作，解决了任务重、时间紧、人手少的困难。如财务人员能承担会议的车辆保障、食宿安排及联络接待；驾驶员除保障领导正常用车外，还能支持会议用车；档案员能参与会议接待。

 

根据情况变化调整工作计划，工作更具灵活性。2005年7月，九三学社省委四届十一次常委会是第一次在外地召开的专题常委会，保障难度较大。我们按照九三学社省委领导的意见制定了方案，派两名同志提前赴烟台考察。根据考察结果并听取烟台市委会的建议，适度调整了考察路线，提高了会议成效。

 

三是量化统计，强调工作的规范性。每周五逐一统计个人一周工作量。能量化的量化，不能量化的定性分析，用统一标准衡量工作实效。办公室主任根据统计结果，控制调节部门进度，部署安排任务。部门内部营造了想干事、干好事的良好氛围，同时为阶段和年终考评提供了客观依据。

 

二、加强公文处理体系建设，不断提高办文能力

 

一是完善公文处理体系。建立起规范化、制度化、科学化的公文处理目标体系、责任体系和监督体系，健全了公文处理机制。做到收文处理严格程序，签收规范、分类准确。来文办理准确把握意图、明确办理事项、拟办意见符合政策规定。文稿审核严格程序、规范把关、讲求时效。公文管理实现高效利用、安全保密。公文处理责任制落实到具体岗位和个人，管理纳入公文处理全过程。普通公文、机要公文、电子公文办结率百分之百；制发文件质量明显提高。年度公文及时归档，机要公文全部安全清退。刻制了收文专用章，完善了办文处理单和传阅单；参照执行了中共山东省委公文印制标准，强化了行文的规范性与严肃性。

 

二是提高办文能力和水平。

 

采取的措施：（一）统一认识，准确把握上级精神。任务确定后，办公室主任与文秘共同研究有关指示，确定指导思想和基本思路，明确立意、观点、结构。（二）发挥协作优势，确保重点任务。筹备2004年社务工作会议时，注意发挥协作优势，适时适度对会议重点交流材料集体研究审查，并对文稿印制装订格式统一规定。（三）严格行文标准。起草的重要材料，在框架布局、语句表述及格式方面严格参照了有关标准，确保了质量。（四）提高部门整体水平。集体学习上级机关和领导的重要讲话文章。创造机会，鼓励不担任文秘的同志锻炼写作能力。如档案员参加全省档案会议后起草了汇报材料，起草了档案工作自查报告。财务人员独立起草有关报告、请示，撰写了全省财务会议交流材料。

 

三是推进信息工作。以《信息工作通讯》为载体，对各市委机关干部进行业务培训。加强信息员队伍建设，扩大了收集网络覆盖面。抓了信息整理加工，邀请社内专家学者帮助深加工。连续多年在九三学社各省级组织中保持先进。九三学社中央副主席洪绂增专门委托办公厅对九三学社省委给予表扬。

 

三、发挥枢纽平台作用，努力提升协调能力

 

一是协调好部室间的关系。办公室积极配合、全力支持其他部室的工作。在重大活动中，机关逐步建立起以办公室为协调枢纽、各部室相互协作、配合紧密的机制。如筹备全省第五次代表大会时，按照业务特点把机关部室划分为会务组和材料组，明确了分工。按时汇总通报各部室工作进度，紧急情况、工作调整随时通报，避免了环节脱节和细节疏漏。

 

二是协调好部门内部工作。科学划分任务、明确个人职责、理顺工作关系、强化责任落实。把日常工作分为文秘、信息、文印、档案、财务、车辆、后勤、接待等八项，确定各项工作的责任人。办公室主任对部门全局工作予以监督，及时发现问题并帮助解决。有重要紧急任务，可以灵活调整岗位分工，避免了工作盲点。

 

三是协调好与其他单位的关系。1、与上级机关和其他部门保持密切协作。对上级部门的来文来函、传真电话均严格登记备案。职责范围内的事项及时提出拟办意见并报领导阅示；属其他部门业务范围的事项，认真履行转交程序。2、加大对各市委和省直属基层组织的工作指导。3、与兄弟省级组织加强了联系交流。

 

取得上述成绩，在于加强了自身建设。近几年来，办公室在自身建设方面：一是加强了政治业务学习，结合工作任务学习时事政治、上级指示精神和有关业务方面的知识。比如：起草文件，公文处理，会计、档案管理等方面。在机关领导的支持下，积极参加业务培训，6人8次参加了省有关部门举办的公务员更新知识、任职和行政职能、档案、财务、劳动工资等培训，丰富了知识，开阔了视野，提高了水平。在学习提高的基础上，联系工作实际，加强对工作的指导与研究，人员素质有了进一步提高。二是加强了制度建设。办公室在机关领导的支持下建立健全了机关18项规章制度，加强了工作制度化和规范化建设。例如，坚持了每周五汇总本周工作情况，研究下周工作任务的制度。这项制度的坚持，对于办公室落实机关办公会议纪要，掌握工作进度，及时发现工作中的问题，纠正不足，及时采取必要措施，促进工作任务的完成起到了重要作用。再就是规范了请示汇报及文秘审阅程序。对办事、办会、办文中，哪些问题需要请示，请示的先后顺序和审阅审批顺序，以及哪些工作应及时汇报，汇报的主要内容及时间等进行了规范。另外还有请假制度，印章制度等。通过加强制度建设，保证了正常的办公程序。在办公室自身建设方面，还有重要的一点就是加强了团结协作。就办公室内部来说，工作分类多，岗位多，人员分工不同，加强团结协作十分重要。就办公室所承担的职能来说，与机关各部门的团结协作同样十分重要，因此我们把加强团结协作作为办公室自身建设的一个重要方面，有意识地加强引导。首先是提高大家的团结协作意识，从思想上重视团结协作的重要意义，增强团结协作的自觉性；第二是同志与同志之间，不同的岗位之间，互相体谅，互相支持；第三是办公室领导之间多通气，多商量，及时沟通协调；第四是提高服务意识，加强与各部的工作配合。在办公室内部做到了分工不分家，日常工作中，大家按照分工各司其职，各负其责，遇到重要工作或紧急任务、组织会议时，全室组织力量，统一调度，合理安排，行政整体合力，保证了各项工作任务的完成。办公室在与兄弟部门的协作中也学到了好的经验与做法，起到了取长补短、互相促进、共同提高的作用。办公室通过加强自身建设，各方面都取得了很大的进步，服务水平，办文、办事、办会水平不断提高，同志之间相互团结，互相支持，树立了良好的风气。